אחת הבעיות היותר גדולות שעומדות בפני כל אדם היא חוסר זמן.

חוסר זמן זה נושא כל כך גדול שמעיק עלינו בכל יום שעובר ולא נותן לנו מנוח.
צריך לעשות קניות, צריך לדאוג לילדים, צריך לנקות את הבית, צריך צריך וצריך.

חלק יגידו שאנו ממציאים לעצמנו משימות רק כדי להתחמק מהעבודה האמיתית, והאמת שאני די מסכים איתם. רובנו מעדיפים להישאר “באיזור הנוחות שלנו” במקום לקחת צעד אחת קדימה ולהגיד – “אני הולך לעשות את זה, לא משנה מה זה דורש”.
אז יש שיגידו כך.

ויש שיגידו שבאמת אין להם זמן פנוי, ממש ממש אין להם שום רגע פנוי כדי לעצור הכל ולהתרכז במשימות שרצו להשיג. אז יגידו..
זה באמת לא משנה מה יגידו, כל עוד הם לא פועלים על פי שיטת ה-מת”ק אז הם לא פועלים נכון

אני אומר דבר כזה. ניצול מקסימלי של זמן מורכב משלושה גורמים מרכזיים:

חשוב מאוד להביא את עצמנו למצב שבו אנו יודעים את התמונה המלאה. פירוק רעיון לתתי משימות זו פעולה שגוזלת הרבה מאוד זמן אבל יחד עם זאת, יוצרת לנו סדר בראש ומכוונת אותנו למקום שבו אנו רוצים להיות. הייתי אומר שחיתוך משימות זו אולי המשימה החשובה ביותר.

כמה פעמים קרה לי שהתיישבתי מול המחשב במטרה לקדם פרויקט קיים או רעיון חדש ופשוט לא ידעתי מאיפה להתחיל. תוהו ובוהו זה בדיוק מה שרץ לי בראש..

הרעיון ביצירת משימות הוא פשוט:

תכנון נכון

תמיד תשאלו את עצמכם מה בא לפני מה? מה יותר חשוב ומה פחות. אחרי שתבינו מה הדברים היותר חשובים ומה הדברים הפחות חשובים, יהיה לכם הרבה יותר קל להתקדם.

בתור מתכנת אני יכול להעיד על עצמי שלפני שפעלתי עם תכנון נכון, הייתי מערבב משימות פחות חשובות עם משימות יותר חשובות. וזה היה יוצר לי חוסר שליטה. הרי בסופו של דבר, זה לא משנה אם אתם עובדים תחת מישהו או עצמאיים, תמיד יהיה לכם לוח זמנים שתצטרכו לעמוד בו. ומה יקרה אם לא תתעדפו את המשימות שלכם? אחד הדברים היותר מעיקים הוא להיתקע שעות על משימה שאמורה להיות מוגדרת כפחות חשובה במקום להעביר את הזמן בביצוע המשימות החשובות.

לכן, חשוב מאוד שתמיד תדעו מה בא לפני מה. מה יותר חשוב ומה פחות חשוב. לדוגמה: פחות חשוב לדאוג לעיצוב החדש של האתר מאפשר לדאוג שהטופס שבעמוד “צור קשר” יעבוד כמו שצריך. כמובן שזה סדר העדיפויות שלי, ולכל אחד יהיה סדר עדיפויות שונה.

המסקנה הסופית לגבי תכנון נכון היא שניתן בקלות להיסחף למקומות לא נכונים ועל ידי תכנון נכון ניתן לבטל בעיה זו.

אז אחרי שיצרתם רשימת משימות ומיקמתם כל משימה על פי תעדוף, הגיע הרגע לעבור לשלב השלישי בתהליך:

קביעת יעדים

בשלב הזה אתם בטח שואלים את עצמכם, “איך ניתן להשיג את שלושת הדרכים האלו? עד לפה הבנתי מה צריך לעשות אבל עוד לא הבנתי איך ניתן להשיג זאת?

יש 2 דרכים טובות שאני מכיר ומשתמש שעוזרות לי לנהל את הזמן שלי בצורה מעולה, כל אחת בדרכה שלה.

הדרך הראשונה היא כמובן דף ועט. לקחת דף ולרשום בו את כל המשימות שאני רוצה להשיג מתאריך א’ ועד לתאריך ב’. זו דרך נחמדה שאני מניח שרוב האנשים בוחרים להשתמש בה. אני לא פוסל אותה בכלל, דף ועט היו החברים הכי טובים שלי עד לא מזמן.

הדרך השנייה היא בעזרת המחשב. הבעיה עם המחשב היא שיש יותר מידי דרכים שונות ליצירת סדר. הכלי הבסיסי ביותר שאני מניח שכולכם מכירים הוא ה-notepad שזה הכתבן של windows. אחרי שהשתמשתי בו מספר פעמים הבנתי שהוא הולך לעשות לי יותר צרות מאשר באמת לעזור. ואז באמת החלטתי שהגיע הזמן לחפש כלי אינטרנטי שבאמת יכול לעזור לי ליצור סדר בבלגן שרץ לי בראש. אז הנה 3 כלים וובים חינמיים שאין לי ספק שיעזרו לכם בתהליך ( ממקום 3 למקום ראשון ):

3. הכירו את Trello

מערכת נחמדה שמאפשרת לסדר משימות על פי ימים או על פי עדיפות. אין בה יותר מידי תחכום אבל זה מה שהופך אותה לפשוטה וקלה לשימוש.

2. הכירו את gqueues

עוד מערכת נחמדה שממש מדמה את Gmail. ואם אתם מכירים את Gmail, יהיה לכם מאוד קל להבין גם אותה ולהשתמש בה.

1. הכירו את Asana

ה-מערכת מספר אחת לטעמי. מאפשרת ליצור פרוייקטים, לחלק משימות, ובתוכם ליצור עוד תתי משימות. ואם אתם עובדים בצוות, אז תוכלו גם להקצות כל משימה לבן אדם שונה. בנוסף, המערכת מייצרת לכם התראות באימייל לגבי משימות פתוחות שהשארתם (ניתן לבטל אופציה זו), ולי אישית, עושה את החיים למאוד קלים.

לסיכום

אם אתם רוצים להגיע למימוש היעדים, אם אתם מרגישים שיש לכם בלאגן בראש ואתם לא מצליחים לעמוד בקצב, אז הפוסט הזה הוא בשבילכם. תלכו על פיו ואין לי ספק שלא יעבור הרבה זמן לפני שתרגישו בהבדל.

בנוסף, אשמח לשמוע מכם, מה צורת העבודה שעל פיה אתם פועלים? באיזה שיטה אתם משתמשים כדי לארגן את הזמן ואת המשימות בצורה יותר ברורה? ובקיצור, מה מצליח עבורכם?