logo

גלה איך הגענו מ-$0 ל $6116 ב-74 ימים בלבד בעזרת אמזון לחץ כאן להדרכה

אלף רעיונות, אפס זמן פנוי. איך לנהל את עצמך יותר נכון?

אלף רעיונות, אפס זמן פנוי. איך לנהל את עצמך יותר נכון?
  • facebook
  • chat
  • whatsapp

אחת הבעיות היותר גדולות שעומדות בפני כל אדם היא חוסר זמן.

חוסר זמן זה נושא כל כך גדול שמעיק עלינו בכל יום שעובר ולא נותן לנו מנוח.
צריך לעשות קניות, צריך לדאוג לילדים, צריך לנקות את הבית, צריך צריך וצריך.

חלק יגידו שאנו ממציאים לעצמנו משימות רק כדי להתחמק מהעבודה האמיתית, והאמת שאני די מסכים איתם. רובנו מעדיפים להישאר “באיזור הנוחות שלנו” במקום לקחת צעד אחת קדימה ולהגיד – “אני הולך לעשות את זה, לא משנה מה זה דורש”.
אז יש שיגידו כך.

ויש שיגידו שבאמת אין להם זמן פנוי, ממש ממש אין להם שום רגע פנוי כדי לעצור הכל ולהתרכז במשימות שרצו להשיג. אז יגידו..
זה באמת לא משנה מה יגידו, כל עוד הם לא פועלים על פי שיטת ה-מת”ק אז הם לא פועלים נכון

אני אומר דבר כזה. ניצול מקסימלי של זמן מורכב משלושה גורמים מרכזיים:

יצירת משימות

חשוב מאוד להביא את עצמנו למצב שבו אנו יודעים את התמונה המלאה. פירוק רעיון לתתי משימות זו פעולה שגוזלת הרבה מאוד זמן אבל יחד עם זאת, יוצרת לנו סדר בראש ומכוונת אותנו למקום שבו אנו רוצים להיות. הייתי אומר שחיתוך משימות זו אולי המשימה החשובה ביותר.

כמה פעמים קרה לי שהתיישבתי מול המחשב במטרה לקדם פרויקט קיים או רעיון חדש ופשוט לא ידעתי מאיפה להתחיל. תוהו ובוהו זה בדיוק מה שרץ לי בראש..

הרעיון ביצירת משימות הוא פשוט:

  1. בהתאם לפרויקט שלכם או למה שנוח לכם -פרקו את הפרויקט ל-3 משימות ראשיות על פי סוג משימות או יעד בזמנים.
  2. בתוך כל אזור, צרו בין 7-10 משימות משניות. אלו יהיו תתי משימות כאשר כל קבוצה מרכיבה את המשימה הראשית.
  3. בתוך כל משימה משנית, צרו רשימה נוספות של מספר משימות קטנות כאשר כל קבוצה מרכיבה את תת המשימה.

זה בגדול הרעיון של יצירת משימות. אבל זה לא נגמר כאן, יש עוד עבודה לפני שניתן להתחיל לעבוד על הפרויקט.

אז אחרי השלב הראשון של יצירת משימות, אנו עוברים לשלב השני:

נהנים מהפוסט? עשו לרגע הפסקה ושתפו אותו עם חבריכם בפייסבוק

תכנון נכון

תמיד תשאלו את עצמכם מה בא לפני מה? מה יותר חשוב ומה פחות. אחרי שתבינו מה הדברים היותר חשובים ומה הדברים הפחות חשובים, יהיה לכם הרבה יותר קל להתקדם.

בתור מתכנת אני יכול להעיד על עצמי שלפני שפעלתי עם תכנון נכון, הייתי מערבב משימות פחות חשובות עם משימות יותר חשובות. וזה היה יוצר לי חוסר שליטה. הרי בסופו של דבר, זה לא משנה אם אתם עובדים תחת מישהו או עצמאיים, תמיד יהיה לכם לוח זמנים שתצטרכו לעמוד בו. ומה יקרה אם לא תתעדפו את המשימות שלכם? אחד הדברים היותר מעיקים הוא להיתקע שעות על משימה שאמורה להיות מוגדרת כפחות חשובה במקום להעביר את הזמן בביצוע המשימות החשובות.

לכן, חשוב מאוד שתמיד תדעו מה בא לפני מה. מה יותר חשוב ומה פחות חשוב. לדוגמה: פחות חשוב לדאוג לעיצוב החדש של האתר מאפשר לדאוג שהטופס שבעמוד “צור קשר” יעבוד כמו שצריך. כמובן שזה סדר העדיפויות שלי, ולכל אחד יהיה סדר עדיפויות שונה.

המסקנה הסופית לגבי תכנון נכון היא שניתן בקלות להיסחף למקומות לא נכונים ועל ידי תכנון נכון ניתן לבטל בעיה זו.

אז אחרי שיצרתם רשימת משימות ומיקמתם כל משימה על פי תעדוף, הגיע הרגע לעבור לשלב השלישי בתהליך:

קביעת יעדים

לכל דבר צריך להיות יעד. זמן משוער שנראה לנו מספיק בשביל לסיים את המשימה.

יכול להיות מצב שתהיה לנו משימה שהייתה שממוקמת בתעדוף גבוה יותר על פני משימה אחרת אבל בסופו של דבר נבחר לשים אותה במקום יותר נמוך רק בגלל שהיא יכולה לקחת הרבה מאוד זמן, זמן שאנחנו לא יכולים להרשות לעצמנו לבזבז. הכל מסתכם בסופו של דבר בשיקול אישי.

דבקות במטרה

80% אחוז עבודה == ל- 0% עבודה. לפני שעוברים לפרויקט הבא חשוב מאוד לסיים את הפרוייקט הנוכחי. עם כמות הרעיונות שרצים לנו בראש, קשה מאוד להתמקד רק בפרויקט אחד. יותר מזה, אחרי שעובר קצת זמן, קל מאוד להתחיל להזניח אותו, להגיד שנמשיך עוד חודש כי החודש הזה מאוד עמוס לנו.

אם הגעתם למצב הזה, קרוב לוודאי שהוא יכנס לרשימת “הפרוייקטים האבודים” – אותם פרוייקטים שלעולם לא יסתיימו.

כמות הפרויקטים הפתוחים שיש לי במחשב היא פשוט לא נתפסת. הייתי עובר מאחד לשני בלי להבין שאני פשוט הורס לעצמי ומבזבז זמן יקר.

היום, אין לי ממש זמן לחזור לאותם “פרויקטים אבודים” כי אני כבר שקוע ברעיונות חדשים.

לאחרונה למדתי ואני גם מיישם – כשאני ניגש לפרויקט חדש, אני עובר על שלושת השלבים הקודמים ומעריך כמה זמן יקח לי לסיים אותו.

אחרי שגיבשתי הערכת זמן כוללת לגבי הפרויקט, אין מצב שאני נוטש אותו באמצע. ואם במקרה בא לי רעיון חדש ומרתק וממש בא לי לעבוד עליו, אני יוצר מסמך וורד חדש, יושב שעה או שעתיים, ורושם בצורה מפורטת את כל הרעיון מתחילתו ועד סופו. אמנם אני “מבזבז” שעתיים חשובות, אבל אני לא הורס לחלוטין את הרעיון שעליו אני עובד.

להגיע ל-100% זה סיפוק מטורף. כל רעיון שאנו נוטשים באמצע, רק מוריד מאיתנו רק רמת הכוח והרצון להמשיך לחשוב יצירתי, כי אנחנו אף פעם לא מגיעים לתוצאה כלשהי.

כלים שיעזרו בדרך

בשלב הזה אתם בטח שואלים את עצמכם, “איך ניתן להשיג את שלושת הדרכים האלו? עד לפה הבנתי מה צריך לעשות אבל עוד לא הבנתי איך ניתן להשיג זאת?

יש 2 דרכים טובות שאני מכיר ומשתמש שעוזרות לי לנהל את הזמן שלי בצורה מעולה, כל אחת בדרכה שלה.

הדרך הראשונה היא כמובן דף ועט. לקחת דף ולרשום בו את כל המשימות שאני רוצה להשיג מתאריך א’ ועד לתאריך ב’. זו דרך נחמדה שאני מניח שרוב האנשים בוחרים להשתמש בה. אני לא פוסל אותה בכלל, דף ועט היו החברים הכי טובים שלי עד לא מזמן.

הדרך השנייה היא בעזרת המחשב. הבעיה עם המחשב היא שיש יותר מידי דרכים שונות ליצירת סדר. הכלי הבסיסי ביותר שאני מניח שכולכם מכירים הוא ה-notepad שזה הכתבן של windows. אחרי שהשתמשתי בו מספר פעמים הבנתי שהוא הולך לעשות לי יותר צרות מאשר באמת לעזור. ואז באמת החלטתי שהגיע הזמן לחפש כלי אינטרנטי שבאמת יכול לעזור לי ליצור סדר בבלגן שרץ לי בראש. אז הנה 3 כלים וובים חינמיים שאין לי ספק שיעזרו לכם בתהליך ( ממקום 3 למקום ראשון ):

3. הכירו את Trello

מערכת נחמדה שמאפשרת לסדר משימות על פי ימים או על פי עדיפות. אין בה יותר מידי תחכום אבל זה מה שהופך אותה לפשוטה וקלה לשימוש.

2. הכירו את gqueues

עוד מערכת נחמדה שממש מדמה את Gmail. ואם אתם מכירים את Gmail, יהיה לכם מאוד קל להבין גם אותה ולהשתמש בה.

1. הכירו את Asana

ה-מערכת מספר אחת לטעמי. מאפשרת ליצור פרוייקטים, לחלק משימות, ובתוכם ליצור עוד תתי משימות. ואם אתם עובדים בצוות, אז תוכלו גם להקצות כל משימה לבן אדם שונה. בנוסף, המערכת מייצרת לכם התראות באימייל לגבי משימות פתוחות שהשארתם (ניתן לבטל אופציה זו), ולי אישית, עושה את החיים למאוד קלים.

לסיכום

אם אתם רוצים להגיע למימוש היעדים, אם אתם מרגישים שיש לכם בלאגן בראש ואתם לא מצליחים לעמוד בקצב, אז הפוסט הזה הוא בשבילכם. תלכו על פיו ואין לי ספק שלא יעבור הרבה זמן לפני שתרגישו בהבדל.

בנוסף, אשמח לשמוע מכם, מה צורת העבודה שעל פיה אתם פועלים? באיזה שיטה אתם משתמשים כדי לארגן את הזמן ואת המשימות בצורה יותר ברורה? ובקיצור, מה מצליח עבורכם?


גלה איך הגענו מ -$0 ל $6116 ב-74 ימים בלבד בעזרת אמזון!


5 תגובות

השאר תגובה

כתובת המייל לא תפורסם

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • יוני
    17/05/2013 at  11:47 Reply

    שלום רב,
    לא פירטת איך מתכננים את המשימות השוטפות מול המשימות ארוכות הטווח.
    לדוגמא: מענה למיילים (וקריאת מאמרים כמו שלך) מול עבודה על פרוייקטים
    אשמח לפירוט
    תודה
    יוני

  • יוני
    07/06/2013 at  15:12 Reply

    אני לא רואה שאפשר לכתוב באסאנה לגבי הזמן הנדרש לביצוע המשימה

  • מתן רייכמן
    21/09/2013 at  02:49 Reply

    תודה !
    היה מעניין לקרוא את זה. אהבתי דווקא את הכלי שבמקום השלילי. Trello.
    חיפשתי קצת עוד ברחבי הרשת, תנסה את droptask.com, גם רעיון יפה.

    • אורי לוי
      03/10/2013 at  09:17 Reply

      תודה רבה!

  • משה
    09/05/2014 at  06:45 Reply

    כמה עולה להיות ראשון בגוגל

התחבר לאזור האישי

הזן פרטים

אני מאשר את תנאי השימוש באתר